Tugas Kreatif Sekretaris

Tugas Kreatif Sekretaris

Tugas Kreatif Sekretaris - Dalam dunia kantor akan tidak lepas dari aktivitas kesekretariatan atau pekerjaan kantor yang mencakup semua kesibukan mengumpulkan atau menyatukan, membuat, melipat-gandakan, kirim, menaruh, pelihara serta memusnahkan bahan berbentuk info atau info yang bermanfaat untuk perusahaan. Serta umumnya yang bertugas lakukan pekerjaan kantor atau kesekretariatan itu yaitu sekretaris. 

Sekretaris dilihat dari etimologinya yaitu secretum (bhs latin) yang bermakna rahasia. Oleh karenanya sekretaris dalam kerjanya mesti bisa menaruh rahasia kantor ataupun pimpinannya. (Jadi Sekretaris Profesional serta Kantor Yang Efisien, Rosidah serta Ambar Teguh Sulistiyani, 2005 : 12) 

Terkecuali bertugas lakukan pekerjaan kantor jadi perkerjaan rutinnya, seseorang skretaris juga dituntut dapat lakukan pekerjaan-pekerjaan diluar pekerjaan teratur seperti pekerjaan yang memerlukan kreativitas, umpamanya mempersiapkan rapat, seminar, mengatur pertemuan serta jamuan makan, mengatur perjalanan dinas pimpinan dan pekerjaan-pekerjaan yang lain. 

Tugas Insidental Sekretaris

Seseorang sekretaris juga tidak lepas dari aktivitas manajerial, yang mencakup rencana (rencana), pengorganisasian (organizing), penggerakkan (actuating), pengawasan (controlling). 

Jadi seseorang sekretaris tidaklah profesi yang gampang. Untuk jadi seseorang sekretaris diperlukan kekuatan yang terlatih. Jadi tidak sembarang orang bisa jadi seseorang sekretaris, ada bebrapa persyaratan spesifik yang perlu dipunyai oleh seorang yang menginginkan jadi sekretaris, umpamanya mesti meniti pendidikan minimum tahap D3 Sekretaris, terkecuali pendidikan harus juga miliki pengalaman dalam bagian kesekretariatan. 

B. Pembahasan 

Seperti yang sudah di ketahui, semuanya kantor tentu memerlukan seseorang sekretaris untuk menolong mengatur kantor itu. Peranan seseorang sekretaris dalam satu kantor begitu bersar, dalam kerjakan pekerjaan kantor ataupun dalam memberi citra yang baik pada pelanggan. Terkait dengan hal itu, jadi seseorang sekretaris mesti dapat melindungi tampilan diri. 

Tampilan diri yang baik juga akan membuat citra yang positif untuk pelanggan, karna seseorang sekretaris bisa disebutkan icon dari satu perusahaan, jadi citra satu perusahaan juga ditetapkan oleh service sekretarisnya. Mengenai tanda tampilan diri yang baik yaitu : 

Tampilan yang bersih mencakup kebersihan baju, sepatu, serta kebersihan tubuh. 

Tampilan yang rapi bisa diukur lewat cara kenakan pakaian sesuai sama tata krama kesopanan, rapi serta layak. 

Tampilan (sikap serta aksi) yang menarik. (Komunikasi Interpersonal, Suranto AW, 2011 : 150-151) 

Pekerjaan seseorang sekretaris begitu beragam macam. Sehari-hari beberapa pekerjaan itu juga akan makin bertambah serta berkembang. Jadi seseorang sekretaris mesti bebrapa pintar dalam membagi saat supaya semuanya pekerjaannya bisa teratasi dengan efisien serta efektif. Mengenai beberapa pekerjaan sekretaris bisa digolongkan dalam 4 aktivitas, yakni : 

Pekerjaan teratur, yaitu pekerjaan yg tidak membutuhkan perintah spesial, perhatian spesial atau pengawasan spesial. Mislanya : pekerjaan pengurusan surat, menermia tamu, tta kearsipan, buat jadwal kerja pimpinan serta terima telepon. 

Pekerjaan spesial, yakni pekerjaan yang membutuhkan perintah atau kadang-kadang pimpinan mengingkan sekretaris memakai pertimbangan serta pengalaman sekretaris untuk merampungkannya. Umpamanya buat kesepakatan, kirim faximile. 

Pekerjaan yang berbentuk kreatif, yaitu pekerjaan yang datang dari gagasan sekretaris tersebut. Umumnya beberapa hal yang idlakukan sekretaris yaitu perkerjaan yang mensupport/mendukung kerja pimpinan dalam merampungkan pekerjaan. 

Pekerjaan untuk lakukan hubungan serta hubungan kerja, dalam hal semacam ini mencakup : 

Hubungan hubungan kerja dengan dunia luar. 

Hubungan hubungan kerja de dalam organisasi. (Jadi Sekretaris Profesional serta Kantor Yang Efisien, Rosidah serta Ambar Teguh Sulistiyani, 2005 : 24-26) 

Pekerjaan sekeratirs tidak lepas dari pekerjaan pimpinan. Bahkan juga sering sekretaris jadi pengganti pimpinan. Bila pimpinan tengah tak ada ditempat. Jadi seseorang sekretaris juga butuh mempunyai keterampilan dalam bagian manajerial yang mencakup rencana (rencana), pengorganisasian (organizing), penggerakkan (actuating) dan pengawasan (controlling). 

Terkait dengan beberapa pekerjaan sekretaris. Ada pekerjaan spesial serta pekerjaan kreatif yang umum dikerjakan oleh seseorang sekretaris. Pekerjaan itu adalah pekerjaan diluar pekerjaan teratur sekretaris. Pekerjaan spesial ataupun pekerjaan kreatif umumnya juga akan banyak memerlukan keterampilan serta kreativitas sekretaris dalam melakukannya. 

Ada beragam jenis pekerjaan spesial serta pekerjaan kreatif seseorang sekretaris yang seringkali dikerjakan salah satunya yaitu : 

Menyiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan 

Seseorang pimpinan perusahaan umumnya juga akan seringkali lakukan perjalanan dinas ke luar kota bahkan juga ke luar negeri. Jadi seseorang sekretaris mesti ketahui apa sajakah yang diperlukan dalam perjalanan dinas pimpinan itu. Mengenai persiapan yang umumnya dikerjakan oleh sekretaris dalam menyiapkan perjalanan dinas pimpinan diantaranya : 

Persiapan transportasi, bisa memakai mobil kantor atau alat transportasi beda seperti pesawat. Bila itu memakai pesawat, seseorang sekretaris mesti lakukan pemesanan ticket pesawat jauh hari sebelumnya hari keberangkatam. Terkecuali ticket berkas-berkas seperti visa, passport dsb juga adalah pekerjaan sekretaris. 

Persiapan penginapan. Perjalanan dinas kurang cuma satu hari, jadi umumnya memerlukan penginapan. Oleh karenanya seseorang sekretaris mesti lakukan reservasi hotel yang nanti juga akan dipakai pimpinan untuk bermalam. 

Menyiapkan jadwal aktivitas perjalanan dinas pimpinan mulai dari pergi dari kantor, hingga pulang kembali pada kantor. Semuanya saat aktivitas itu mesti ditata hingga efisien. 

Menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan pimpinan sepanjang perjalanan dinas. Seperti berkas atau dokumen yang berkaitan dengan aktivitas perjalanan dinas pimpinan. 

2. Menyiapkan Penyelenggaraan rapat 

Jadi seseorang sekretaris mesti ketahui bagaimana menyiapkan rapat, apa sajakah yang diperlukan ketika rapat. Mengenai beberapa hal yang butuh di buat persiapan pada penyelenggaraan rapat salah satunya : 

Tempat/ruangan rapat. Sekeretaris menyiapkan tempat rapat yang sesuai dengan jumlah peserta rapat serta tamunya dan sarana yang bisa menolong kelancaran rapat. Umpamanya listrik yang cukup, temperatur ruang, sound sistem, LCD atau OHP (apabila dibutuhkan). Jika rpat diselenggrakan di ruangan kerja pimpinan, sekretaris mengatur supaya ruang itu siap digunakan. Apabila rapat diadakan ditempat beda, sekretaris mesti telah pesan lama sebelumnya rapat diselenggarakan. Jika butuh sekretaris dapat mengubah tata ruangan rapat supaya memberkan situasi yang berlainan serta fresh. 

Buat Undangan serta memastikan jumlah calon peserta sesuai sama pengarhan pimpina. Ushakan undangan dapat di terima oleh peserta rapat tidak menekan, hingga merke dapat menyiapkan bahan rapat. 

Perlengkapan yang mungkin saja disiapkan : white board serta spidol, papan pengumuman, stapler, tape serta kasset kosong, map, pensil, kertas HVS, buku catatan, asbak, computer, dsb. 

Penyediaan mengkonsumsi, jumlahnya sejumlah peserta rapat serta petugas-petuga yang membuat lancar jalannya rapat (tambah baik dilebihkan jumlah unit konsusmsi dari pada kurang). 

Agenda rapat. Untuk pengaturan acara rapat sekretareis mesti berkonsultasi dengan pimpinan, sekalian dibicarakan tentang agenda rapat. Dengan ketahui agenda jadi lebih gampang untuk sekretaris untuk menyiapkan dokumen yang dibutuhkan. 

Menyatukan beberapa bahan pelengkap atau beberapa hal yang mensupport kelancarann dalam rapat : prensensi, kebersihan ruangan/kamara kecil, tempat shola, parkir serta yang lain. (Jadi Sekretaris Profesional serta Kantor Yang Efisien, Rosidah serta Ambar Teguh Sulistiyani, 2005 : 91-92) 

3. Menyiapkan Janji serta Jamuan Makan 

Seringkali seseorang sekretaris ditugaskan untuk buat janji dengan kolega maupun rekanan usaha. Serta sering pembuatan janji juga akan dibarengi dengan jamuan makan. Seseorang sekretaris umumnya juga akan temani pimpinan bila pimpinan menghadiri pertemuan maupun undangan janji serta jamuan makan oleh koleganya. Pada jamuan itu umumnya juga akan mengulas mengenai pekerjaan serta yang berkaitan dengan kantor. 

Satu acara jamuan makan bermanfaat untuk mempererat hubungan antar perusahaan. Oleh karenanya seseorang sekretaris mesti ketahui bagaiman norma ketika jamuan makan itu. 

Diluar itu sekretaris harus juga ketahui bagaimana menyiapkan jamuan makan, hingga jika setiap saat disuruh pimpinan untuk menyiapkan jamuan makan bisa dilakasanakan dengan baik. 

C. Penutup 

Profesi seseorang sekretaris tidak bisa di anggap remeh. Karna profesi itu sangat perlu untuk satu perusahaan. Sering banyak yang berasumsi profesi sekretaris yaitu profesi yang gampang, namun faktaya tidak kebanyakan orang bisa mengerjakannya dengan baik, perlu kekuatan yang terlatih serta terdidik untuk jadi sekretaris yang profesional. 

Tugas-tugas sekretaris yang beragam macam menuntut seseorang sekretaris agar bisa bekerja efisien serta efektif. Terkecuali dituntut untuk mempunyai kekuatan yang terlatih serta terdidik. Seseorang sekretaris harus juga kreatif, karna ada beberapa pekerjaan sekretaris yang memerlukan kreativitas dalam pengerjaannya. 

Selain dapat dalam menggerakkan tugasnya dengan efisien serta efektif. Seseorang sekretaris harus juga memerhatikan tampilan diri (grooming). Karna tampilan diri yang baik juga akan membuat citra yang positif. Seseorang sekretaris adalah icon dari perusahaan jadi mesti bisa melindungi tampilan dianya supaya bisa meciptakan citra yang positif untuk perusahaan.